O dostępie do dokumentów zamówienia

Elektroniczny dostęp do dokumentów zamówienia jest już dla nas codziennością – od prawie dwóch dekad (od maja 2006) zamawiający mają obowiązek je publikować na stronach internetowych (najczęściej na platformach zakupowych), wykonawcy wiedzą, że tam mają ich szukać, a ogłoszenie o zamówieniu (swoją drogą, publikowane w internecie chyba jeszcze dawniej) ma do tych dokumentów zamówienia bezpośrednio kierować1. Oczywiście, ustawodawca przewidział wyjątki od tej zasady, dość ściśle określone – wynikają z art. 65 ust. 1 Pzp2, bywa obowiązkowa także wizja lokalna.

Taka internetowa publikacja jest bardzo wygodna. Wykonawca trafia na ogłoszenie (albo dostaje powiadomienie, czy to z własnoręcznie ustawionego mechanizmu w publikatorze, czy to z komercyjnej wyszukiwarki), klika na link, który prowadzi go do strony postępowania (przynajmniej w idealnym świecie) i ma jak na tacy wszystko, co jest potrzebne do oceny, czy w zamówieniu może i chce wystartować. Oczywiście, rolę pierwszego sita powinno robić ogłoszenie, ale te pomagają w niewielkim stopniu, głównie z powodu przeładowania informacjami i skomplikowanej formy (na przydatność ogłoszenia unijnego można w ogóle spuścić zasłonę milczenia).

Czytaj dalej

O dopuszczeniu dokumentów w języku angielskim

Niedawno zapoznawałem się z dokumentami dotyczącymi postępowania prowadzonego przez zamawiającego czeskiego. Zaintrygowany szczególnie tym, że robił coś, czego w Polsce nikt nie robi (choć pewnie wielu powinno). Jednak tematem dzisiejszego tekstu będzie refleksja, która nasunęła się na marginesie tamtego ogłoszenia. Mianowicie zamawiający dopuścił tam składanie dokumentów przez wykonawców w dwóch językach, a nie tylko w czeskim.

Cóż, gdy przejrzymy ogłoszenia publikowane w naszym kraju dopuszczenie do składania ofert i dokumentów przez wykonawców w języku innym niż polski jest dużą rzadkością. Sam zresztą z taką absolutną dwujęzycznością postępowania spotykałem się zwykle w przypadku postępowań, w których wiadomo było, że nikt inny nie ma szans wystartować poza firmami z zachodu (to były w jednym przypadku pewne szczególne usługi finansowe, w innym doradztwo związane z wymogami UEFA), a ponadto w postępowaniach prowadzonych poza Pzp według reguł zagranicznej instytucji finansującej. Dziś czasy są inne – z jednej strony takich zamówień, których nie mogłyby zrealizować polskie podmioty pewnie ubywa, ale z drugiej strony język angielski staje się w coraz większym stopniu codziennością, podobnie jak jego znajomość.

Czytaj dalej

O kryterium i warunku dotyczącym tego samego zasobu

Bywa czasami w zamówieniach publicznych, że jeden i ten sam zasób jest przedmiotem oceny przez zamawiającego zarówno pod kątem spełniania warunków udziału w postępowaniu, jak i w kryteriach oceny ofert (a w trybach dwustopniowych – może być też w kryteriach selekcji). Najczęściej miałem do czynienia z takimi sytuacjami tam, gdzie oceniano przeznaczoną do wykonania zamówienia kadrę: jeśli wykonawca ma jednego specjalistę o uprawnieniach x oraz doświadczeniu lub innych kwalifikacjach y – spełnia warunek udziału w postępowaniu. Jeśli wykonawca ma więcej specjalistów o odpowiednich kompetencjach albo specjalista spełniający warunek ma lepsze doświadczenie/kwalifikacje (takie y2), może dostać punkty w kryterium. To zdarza się przy kadrze w zamówieniach na projektowanie albo roboty budowlane, ale także na usługi miękkie, szkoleniowe czy eksperckie.

Bywa więc, że mamy jeden i ten sam zasób oceniany zarówno w warunku udziału w postępowaniu, jaki i w kryterium oceny ofert. Jak to ogarnąć, skoro informacja o tym zasobie na potrzeby spełniania warunku stanowi podmiotowy środek dowodowy, natomiast na potrzeby oceny w kryterium oceny ofert – stanowi treść oferty lub przedmiotowy środek dowodowy (to swoją drogą temat na inny tekst). Te kategorie informacji rządzą się zupełnie różnymi prawami: treść oferty i przedmiotowe środki dowodowe muszą znaleźć się w ofercie, a podmiotowe środki dowodowe są wymagane na późniejszym etapie postępowania tylko od wykonawcy, który złożył najwyżej ocenioną ofertę. Różnice występują także na gruncie uzupełniania takich dokumentów (możliwości uzupełniania, a także jego zakresu).

Czytaj dalej

O obiektywnej przyczynie określenia terminu datą

Podczas dwóch dni spędzonych w towarzystwie Dariusza Koby na rozmowach o umowach w sprawie zamówień publicznych (i zresztą nie tylko) poruszony został też temat art. 436 pkt 1 Pzp, który leżał sobie w kolejce do opisania w „szponach”. Jaka to obiektywna przyczyna może uzasadnić wskazanie terminu realizacji umowy konkretną datą, zamiast dniami, tygodniami czy miesiącami? I co zrobić, jeśli datę się wyznaczy, a termin podpisania umowy się przeciąga?

Przepis miał za zadanie ukrócić bardzo niedobrą praktykę zamawiających, wyznaczających dość powszechnie terminy realizacji zamówienia konkretnymi datami, bez zważania na to, że czas trwania postępowania jest w momencie składania oferty nieodgadniony i jeśli pojawią się w nim nadzwyczajne atrakcje (albo zamawiający, bądź co bądź gospodarz postępowania, będzie działał bardzo wolno) może się okazać, że nie będzie się dało wykonać zamówienia w wyznaczonej dacie, choć wcześniej mogło wydawać się coś innego.

Czytaj dalej

O ustawie

Przy święcie człowiek chciał odgonić od siebie rozkminianie zamówieniowych kruczków, będzie zatem refleksja bardziej ogólnej natury. Wciąż mówimy o „nowej” ustawie Pzp, tymczasem ona obowiązuje nas już ponad cztery lata i o „starych” przepisach powoli zapominamy. Gdy uchwalano obecne przepisy, jednym z argumentów za ich wprowadzeniem był fakt, że poprzednia regulacja była kilkudziesięciokrotnie zmieniana, w tym przynajmniej kilka czy kilkanaście razy – dość poważnie. Mniej więcej co dwa lata dostawaliśmy „większe” nowelizacje, po których pewne nawyki trzeba było zmieniać.

Nowa ustawa miała sprawę uporządkować. Ale po tych czterech latach mogę chyba napisać, że jedyną wartością dodaną związaną z ujęciem regulacji w nowy kształt, było uporządkowanie odrobiny bałaganu, który do poprzedniej regulacji przez kilkanaście lat nowelizowania się wkradł. Ale czy ta wartość dodana była warta całej reszty? Owszem, pojawiło się kilka cennych zmian (choć niekoniecznie najszczęśliwiej wprowadzonych, bo konstrukcja dotycząca zamówień krajowych, niby osobna, ale z odwołaniem do szeregu przepisów w części unijnych jest wyjątkowo kuriozalna), ale tak naprawdę zrobiono kolejny krok w kierunku konstrukcji molocha nie do ogarnięcia.

Czytaj dalej

O zastrzeganiu (a właściwie – zaczernianiu)

Dziś notatka poniekąd o kwestiach technicznych, zainspirowana orzeczeniem Krajowej Izby Odwoławczej o sygn. akt KIO 2742/24 i 2743/24. A właściwie wątkiem, który pojawia się gdzieś tam na uboczu – mianowicie jeden z wykonawców, składając wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, objął część z nich tajemnicą przedsiębiorstwa. I konkurent wnioskujący o udostępnienie tych dokumentów otrzymał je z zaczernieniami znajdującymi się w miejscach zawierających tajemnicę. Problem jednak w tym, że te zaczernienia zostały wykonane w taki sposób, że i tak informację dało się bez problemu odczytać. Potem zamawiający próbował wnioskować przed Izbą, aby pominąć twierdzenia Odwołującego wynikające z tych informacji, jednak bezskutecznie.

I szczerze mówiąc trudno się dziwić. Przecież czasu cofnąć się nie da, skoro zaczernienie było nieskuteczne, trudno udawać, że ktoś tego nie widział. KIO co prawda wspomniało o możliwości kontroli sądowej tego, czy odwołujący zapoznał się z tajemnicą w sposób uprawniony, ale i tu trudno oczekiwać, aby można było od niego cokolwiek wyegzekwować. Z orzeczenia nie wynika, kto dokonał tego nieskutecznego zaczernienia – być może zrobił to właśnie zamawiający, skoro potem to on wnioskował o pominięcie zarzutów w tym zakresie. Jeśli tak, to poszkodowany wykonawca mógłby mieć roszczenie wyłącznie do zamawiającego.

Czytaj dalej

O dokumentach zamówienia, ofercie i umowie

W każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (no, prawie w każdym, bo możemy tu wyłączyć te realizowane w trybie zamówienia z wolnej ręki) mamy do czynienia z następstwem zdarzeń i kluczowych dokumentów. Najpierw zamawiający ogłasza zasady postępowania, publikując dokumenty zamówienia. Potem wykonawca odpowiada na te dokumenty składając ofertę, a w ślad za nią także przedmiotowe czy podmiotowe środki dowodowe. Wreszcie nadchodzi trzeci etap i dokument wiążący wszystko – umowa, która wieńczy postępowanie i jednocześnie rozpoczyna to, co w tym wszystkim najważniejsze, czyli realizację przedmiotu zamówienia.

Ta umowa jest niejako podsumowaniem dwóch wcześniejszych elementów postępowania – z jednej strony wymagań zamawiającego zawartych w dokumentach zamówienia (których przecież naturalnymi elementami są projektowane postanowienia umowy i opis przedmiotu zamówienia), a z drugiej strony warunków realizacji wynikających z oferty wykonawcy. Czasami to będzie tylko cena, a czasami znacznie więcej elementów – najczęściej są to rzeczy oceniane w kryteriach, ale niekiedy także i te, od których zależy uznanie za spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

Czytaj dalej

O niezwłocznym udostępnianiu protokołu

Spodobał mi się wyrok Krajowej Izby Odwoławczej w sprawie o sygnaturze akt KIO 3124/24. Izba nakazała w nim unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej nie dlatego, że w procedurze samego wyboru doszło do jakichś naruszeń przepisów, ale dlatego, że zamawiający dopuścił się zwłoki w udostępnianiu załączników do protokołu postępowania zainteresowanemu wykonawcy. W skrócie: na dwa dni przed upływem terminu na wniesienie odwołania od czynności wyboru najkorzystniejszej oferty jeden z wykonawców wystąpił o wgląd do ofert konkurentów i korespondencji pomiędzy nimi a zamawiającym. Zamawiający udostępnił te dokumenty po trzech dniach od wpływu wniosku, a zarazem – po upływie terminu na wniesienie odwołania.

Zamawiający bronił się tym, że udostępnił dokumenty w ciągu 3 dni, co jego zdaniem było zgodne z art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp. Powoływał się przy tym na fakt, że jest dużą jednostką organizacyjną, o kilkuszczeblowej procedurze dekretacji. Jednak KIO takiego tłumaczenia nie przyjęło. I to mnie składania od trzech refleksji. Pierwsza – bardzo się cieszę, że KIO postanowiło stanąć przeciwko praktyce zwlekania z udostępnianiem dokumentów. Art. 74 ust. 2 pkt 1 Pzp (swoją drogą, mocno nieszczęśliwy, o czym było w „szponach” przed czterema laty) odnosi się wyłącznie do wniosku złożonego zaraz po otwarciu ofert. W pozostałym zakresie obowiązuje definicja niezwłoczności i zamawiający powinien udostępniać te oferty tak, aby owo udostępnienie pozwoliło wykonawcy na skorzystanie z jego praw. Jasne, jak ktoś złoży wniosek o udostępnienie w takim terminie, że zamawiający będzie miał na to godzinę – przesadzi. Jednak biorąc pod uwagę elektronizację postępowania, udostępnienie ofert tego samego czy następnego dnia zazwyczaj nie jest żadnym wyczynem. I „niezwłoczne” faktycznie powinno być „niezwłocznym”.

Czytaj dalej

O wpływie wadium w pieniądzu na rachunek zamawiającego

Wadium to jeden z tych tematów, którymi w zamówieniach swego czasu przyszło mi wyjątkowo intensywnie się zajmować, czego efektem był zresztą już niejeden tekst, zarówno w „szponach” jak i poza nimi (m.in. niedługo minie 20 lat od publikacji tekstu w „Doradcy”, który dotyczył właśnie wpłaty wadium przelewem). Niedawne podsumowanie orzecznictwa KIO w czwartym kwartale ubiegłego roku podsunęło mi wyrok, który zainspirował niniejszy tekst. Nie będzie w nim chodzić jednak o samą ocenę sytuacji w tym orzeczeniu, ale o to, co zrobić, aby do niej nie doszło.

O tym, że wadium powinno znaleźć się na rachunku zamawiającego przed upływem terminu składania ofert pisać już chyba nie trzeba. Swoją drogą, nie potrzeba w tym celu żadnych specjalnych postanowień w specyfikacjach (choć te na pewno mają walor uświadamiający i wydają się dość powszechne) – taka jest po prostu gospodarcza norma (jeśli ktoś chce, by moment zlecenia przelewu był wiążący, musi to wyraźnie zastrzec, ale to nie w zamówieniach). W przedmiotowym wyroku (KIO 4767/24, wydany zresztą w Sylwestra) problem polegał na tym, że termin składania ofert upływał o 10:00, wykonawca zlecił przelew dzień wcześniej, ale na rachunek zamawiającego wpłynął w dniu otwarcia ofert o 11:17.

Czytaj dalej

O ofercie w pliku excelowym

Niedawno trafiłem w Internecie na pewną zamówieniową dyskusję na ciekawy temat – czy można wymagać złożenia formularza ofertowego/kalkulacji ceny w pliku excelowym, a w przypadku niezłożenia oferty w takiej formie – czy można ją odrzucić. I odrobinę zdziwiły mnie odpowiedzi na to pytanie, z których większość była podobna: można prosić o plik w takim formacie, ale nie można odrzucić oferty z powodu jego braku, bo przecież problem dotyczy formy, a nie treści oferty. I gdzieś tam zginął w tłoku pojedynczy głos, w którym padło sformułowanie „katalog elektroniczny”. A szkoda. Bo katalog elektroniczny to jest właśnie to, o co pytała osoba ten wątek zakładająca.

No dobra, nazwa „katalog elektroniczny” brzmi jakby chodziło o coś niezwykle skomplikowanego. O czym mało kto słyszał, w co trzeba wyłożyć dużo pieniędzy i wysiłku. Tymczasem definicja katalogu elektronicznego jest niezwykle pojemna – to przecież zgodnie z art. 93 ust. 2 Pzp zestawienie pozycji asortymentowych w formacie nadającym się do automatycznego przetwarzania. A to oznacza, że tu pojawiają się rozliczne możliwości, poczynając od skomplikowanych, wyspecjalizowanych narzędzi, przez pliki z programów kosztorysowych, a kończąc właśnie na zwykłych arkuszach excelowych.

Czytaj dalej